PP Pelan Kontigensi

Crisis Management and Contingency Plan

MAKSUD PLAN KONTIGENSI

• Plan kecemasan untuk sesuatu perkara yang tidak diduga atau tidak diingini.
• Plan lain selain plan biasa.
• Plan persediaan bagi mencegah sebarang kegagalan.

PLAN KONTIGENSI

- Pelan Kontigensi juga boleh dikenali dengan nama :-

• Alternatif Plan
• Plan Kecemasan
• Plan B
• Backup Plan
• Plan Sokongan

KEPENTINGAN PLAN KONTIGENSI

• Aktiviti dapat berjalan dengan lancar.
• Mengelakkan ketidakpuasan hati pelancong.
• Sebagai langkah berjaga-jaga.
• Mengelakkan masalah menjadi bertambah besar.

MEMBINA PELAN KONTIGENSI

Langkah 1 – Menilai Risiko.

Persediaan untuk menulis rancangan kontingensi

• Bersedia untuk menulis rancangan kontingensi anda.
• Matlamat utama adalah untuk memastikan anda boleh mengekalkan operasi organisasi anda jika bencana itu berlaku.
• Pelan ini harus keseluruhan mudah. Bahasa dan arahan dalam ia perlu difahami oleh semua orang. Anda tidak pernah tahu siapa yang akan mempunyai untuk melaksanakannya.

Pastikan pelan menjawab tiga soalan utama rancangan luar jangka

• Pastikan pelan anda dapat menjawab ketiga-tiga soalan yang akan membantu anda memastikan anda tidak terlepas apa-apa iaitu :

          Apa yang boleh berlaku?

          Bagaimana kita bertindak balas?

          Apa yang boleh kita lakukan terlebih dahulu?


Memikirkan risiko yang paling kerap berlaku dalam organisasi anda.

• Menentukan potensi risiko adalah salah satu aspek yang paling penting dalam pelan luar jangka. Ini akan menjadi satu penanda aras untuk semua proses. Anda perlu untuk menentukan risiko yang unik kepada organisasi. Terdapat banyak kemungkinan risiko perniagaan boleh hadapi.
• Bencana alam seperti banjir, ribut taufan dan kemarau mungkin memerlukan pelan luar jangka.  kemungkinan risiko lain termasuk krisis, kemalangan tempat kerja, masalah kakitangan (seperti kematian seorang pemimpin atau mogok), kehilangan data, salah urus, dan produk isu-isu (seperti memanggil kembali produk syarikat anda)
• Pelatih perlu memberi tumpuan kepada bidang termasuk pengurusan, komunikasi, sumber kewangan, penyelarasan, logistik dan jawapan teknikal.

    Mengutamakan Risiko

  

•      Susun risiko berdasarkan kebarangkalian kekerapan risiko akan berlaku. Semua risiko tidak sama, dan rancangan luar jangka yang tidak boleh dilaksanakan dengan berkesan bagi setiap potensi risiko datang. Anda perlu memikirkan risiko yang paling kerap berlaku dan akan memberi kesan mendalam kepada syarikat. 
•    Fokus dalam pada masalah yang paling kritikal. Anda perlu menyenaraikan setiap masalahyang mungkin memberi kesan kepada operasi, susun kedudukan mereka 1 hingga 10. Apa yang akan memberikan kesan bagi setiap kejadian?. Sebagai contoh, kebakaran sebiji mesin mempunyai kesan yang kecil berbanding daripada kebakaran yang melibatkan keseluruhan kilang.
• 
  

    Langkah 2 – Kenal Pasti Senario.

Membangunkan senario untuk risiko paling tinggi

• Anda perlu untuk menghasilkan senario realistik bagi setiap risiko dalam usaha untuk membangunkan pelan kontingensi yang berkesan. Secara khusus gariskan apakah kemungkinan yang boleh berlaku bagi setiap risiko untuk berlaku

Buat garis masa untuk bagaimana senario mungkin diselesaikan

• Tentukan siapa yang akan menjadi bertanggungjawab bagi apa dan bila. Jangan lupa untuk mengemaskini senarai kenalan dan menentukan siapa yang akan bertanggungjawab untuk memberitahu.
• Membuat  jangka masa. Apa yang akan berlaku pada hari pertama atau minggu pertama? Buat dengan teliti.

Tentukan apa yang paling penting untuk menentukan perniagaan anda dapat beroperasi semula.

• Teliti sudut ini secara terperinci. Merangka kemampuan dan juga kelemahan. Apakah   kemampuan organisasi untuk berjumpa dengan risiko dan mengurangkan risiko?
• Sebagai contoh, katakan bahaya yang berpotensi adalah banjir. Risiko yang berpotensi mungkin banjir sungai melimpahi tebing dan yang menengelamkan rumah di kawasan itu. Kelemahan ini mungkin disebabkan oleh infrastruktur yang lemah. Keupayaan atau kemampuan ialah mungkin mereka mempunyai kakitangan mahir.

Mencari jalan untuk mengurangkan risiko

• Bagaimana anda boleh mengambil langkah-langkah segera untuk mengurangkan risiko, dan seterusnya membangunkan strategi pencegahan.
• Pertimbangkan adanya rakan kongsi. Apakah sumber-sumber tempatan akan didapati jika bencana melanda? Adakah terdapat sumber lain yang bersedia untuk membantu?
• Anda mungkin menyedari bahawa anda memerlukan insurans, sebagai contoh, atau harus mempunyai latihan bencana. Mungkin anda sedar bahawa kakitangan anda memerlukan latihan tambahan. Apabila ianya berlaku, anda boleh merangka pelan untuk setiap senario

Langkah 3 - Mengekalkan Pelan Kontingensi anda

Terangkan tentang rancangan kepada semua pekerja.

• Anda perlu untuk mendidik semua orang yang ada  dalam organisasi anda tentang pelan luar jangka syarikat anda.
• Memberitahu orang tentang peranan dan tanggungjawab mereka agar tidak ada kekeliruan jika rancangan itu perlu dilaksanakan dalam keadaan kecemasan. Ini akan mengurangkan perasaan panik.
• Memberi latihan yang betul kepada mereka akan peranan atau tugas yang perlu untuk dijalankan oleh mereka seperti yang digariskan di dalam pelan. Buat pelarasan selepas latihan dijalankan.

     

      Menguji pelan kontingensi anda.

 

•       Kakitangan kanan memilih tarikh dan masa untuk pergi ke atas semua rancangan luar jangka dan mengiktiraf orang-orang yang benar-benar selesai tugasan mereka